Inauguration mairie
Vous avez comme projet l’inauguration mairie ? Vous ne savez pas comment vous prendre ? Il suffit de se tourner vers les professionnels de l’évènementiel. Ils feront de votre inauguration mairie – collectivité une réussite inoubliable. Nous prodiguons les conseils nécessaires à suivre afin d’organiser une belle fête.
L’inauguration mairie, un évènement inoubliable
L’inauguration mairie présente d’énormes atouts. Elle permet de mettre en valeur la mairie et ses services. Un tel évènement permet de mobiliser la presse locale, nationale et même internationale pour relayer l’ouverture des différents services de la mairie. La réussite de l’inauguration permet de mettre en avant à la mairie une image de marque séduisante et dynamique. Les administrés sont mieux informés des prestations fournies. Il est possible de profiter de cet évènement pour informer les clients locaux de l’ouverture des portes de la mairie. C’est un moment parfait pour lancer un événement d’envergure à la mairie. Il n’en faut pas plus pour booster la notoriété sur la mairie et faire un pas décisif vers les administrés.
Les préalables de l’organisation de l’inauguration mairie
Certaines étapes sont nécessaires pour organiser correctement l’événement. La première démarche consiste à déterminer les besoins. En effet, pour bien organiser une inauguration, il est recommandé de bien s’organiser en amont. Il s’agit de prévoir à l’avance un à 2 mois avant l’évènement les besoins. A cet effet, il faut définir le budget prévisionnel et les postes de dépenses. Il faut s’avoir les différentes tâches à réaliser si vous voulez vous charger vous-même de cette organisation. La confier à un professionnel offre plusieurs atouts. Le professionnel a de l’expérience dans l’organisation des évènements professionnels ou familiaux. Il a à son actif des années de réussite.
La deuxième étape consiste à fixer la date de l’inauguration de la mairie. Pour réussir, le choix de la date est important. Il faut bien la penser selon la date de fin des différents travaux d’aménagement et de celle de l’ouverture. Il est nécessaire de tout installer et aménager dans les locaux de la mairie.
L’agencement de la mairie doit être terminé bien avant le jour J avec un espace suffisant pour accueillir tous les convives et les caisses tactiles bien rangées. Il n’est pas interdit d’organiser l’inauguration officielle juste après l’ouverture des services. Il suffit de veiller à ce que ces délais soient un peu restreints. L’idéal est d’éviter que la date d’inauguration coïncide avec les périodes de vacances scolaires ou de jours fériés. Dès que la date est retenue, il faut fixer l’horaire pour avoir plus d’invités.
La troisième étape vise à informer les divers invités en amont. Pour être certain que les administrés soient présents et disponibles, la première information doit leur parvenir en amont de l’inauguration. Cela vaut pour les personnalités à savoir les élus, les chefs d’entreprise ou les principaux partenaires. L’information peut à ce stade être informelle. Si vous souhaitez par exemple accueillir du monde le jour de l’inauguration, plusieurs moyens de communication peuvent servir. La promotion des services de la mairie peut se faire sur la page Facebook ou tout autre réseau social.
Des étapes décisives pour réussir l’inauguration
L’une des étapes décisives consiste à réserver et à commander tous les éléments nécessaires de l’inauguration. Selon les besoins pour l’inauguration, il est nécessaire de passer à la phase opérationnelle pour les réservations et les commandes. En fonction du budget, vous pouvez choisir une simple collation accompagné d’un buffet ou soit prévoir des animations avec des artistes. Il est nécessaire de réserver le traiteur ou même de passer la commande des différents boissons et mets. Pour l’animation de l’événement, il faut faire appel soit à un DJ, soit à des artistes, soit prévoir un prestidigitateur, soit proposer des jeux ou autre. La sono n’est point à négliger.
Pour garder en mémoire les meilleurs moments de l’évènement, il est conseillé de s’assurer que des personnes prennent des photos et les films de l’événement. Il est assez intéressant de marquer de façon positive les invités en leur faisant de petits cadeaux.
L’autre étape vise à préparer les invitations pour l’inauguration officielle. L’idéal est de commander les cartons d’invitation au moins un mois avant le jour J. Une relance téléphonique est recommandée au moins une semaine précédant l’événement. Pour ne point commettre d’impairs, personne ne doit être oublié. Les groupes de personnes à inviter sont les journalistes, les élus locaux, régionaux ou départementaux, les députés, les représentants de la chambre d’industrie, de commerce, et de métiers. Les agents de la police locale, la Poste, les pompiers, les commerçants, les fournisseurs et divers prestataires et autres doivent être également invités.
La mairie doit être préparée pour le jour J. Il est crucial de s’assurer que tout est propre, rangé et installé. Des tables doivent être apprêtées pour le buffet. Un espace doit être aménagé pour les convives. Pensez surtout à vérifier que les divers prestataires sont prêts pour l’inauguration.
Des hôtesses doivent s’organiser pour accueillir les convives lors de l’inauguration de la mairie. Les professionnels de l’organisation de pareil évènement ont l’habitude de personnaliser l’accueil des invités.
Le discours d’inauguration est important. Il est déconseillé de ne pas bien en prendre soin. Il doit être court, concis et précis. L’improvisation est déconseillée. Celui qui sera chargé de présenter le discours doit être sincère, positif, avenant et enthousiaste. Il faut penser à citer les élus présents et autres autorités. S’ils doivent prendre la parole, ils doivent être informés à l’avance. Un protocole est à prévoir pour définir l’ordre des différentes interventions.
Après l’inauguration, il est recommandé d’envoyer un mot de remerciement aux participants. Le suivi des publications est important dans la presse et tous les relais médiatiques.